Сначала утвердите праздничный график, затем сообщите клиентам, когда вы открыты, когда закрыты и что делать с заказами или записями в выходные. Для короткого предупреждения подойдёт SMS, для сообщения с дополнительными деталями — Viber или email. В статье разберём, какие сведения проверить до отправки, кому писать в первую очередь и как составить текст, после которого клиенту не придётся уточнять, открыта ли ваша точка.
Что проверить перед сообщением о праздничном графике?
Начните с одного документа, который увидят и сотрудники, и человек, который готовит рассылку. Запишите дни и часы работы каждой точки, последний день приёма заказов или записей перед праздниками и дату возвращения к обычному графику. Если пункт выдачи работает, а консультации в эти дни нет, укажите это отдельно. Фраза «на праздниках работаем по сокращённому графику» не поможет человеку решить, когда приехать.
Затем проверьте, что произойдёт с действующими договорённостями. Клиент уже записан на день, который стал выходным? У него назначена выдача заказа? Такие случаи лучше разобрать до общей рассылки: сначала перенести конкретную запись, потом сообщать всем остальным новый график. Для этой ситуации пригодится отдельный порядок действий — как сообщить клиенту об отмене записи через SMS и Viber.
Сверьте объявление с тем, что клиент увидит в других местах: на двери, в карточке организации, на сайте и в подтверждении записи. Если в письме указано одно время, а на двери другое, дополнительная рассылка только добавит вопросов. Назначьте одного человека, который утвердит окончательный текст и проверит часы перед отправкой.
Что написать в SMS, Viber и email?
Во всех каналах начните с решения, которое нужно принять клиенту: успеть до выходных, выбрать день визита или дождаться возобновления работы. Пишите конкретные даты и часы вместо слов «скоро», «после праздников» и «в обычном режиме». Если график зависит от точки или услуги, подготовьте отдельный текст для каждой группы клиентов.
| Канал | Когда использовать | Что включить |
|---|---|---|
| SMS | Нужно коротко предупредить о закрытии или изменении часов, особенно клиентов с ближайшей записью. | Название бизнеса, дату, часы работы и контакт для уточнения. |
| Viber | Нужно показать расписание нескольких дней и пояснить, как обратиться в выходные. | График по дням и один понятный следующий шаг: позвонить, написать или выбрать другую дату. |
| У клиента несколько заказов, услуг или точек, а расписание требует пояснений. | Тему письма с упоминанием графика, даты работы, порядок выдачи заказов и ответ на частый вопрос. |
Для SMS можно взять такую основу: «[Название]: [дата] работаем с [время] до [время], с [дата] по [дата] закрыты. С [дата] ждём вас по обычному графику. Вопросы: [контакт]». Перед отправкой подставьте реальные данные и прочитайте текст вслух. Если приходится расшифровывать сокращения, сообщение лучше упростить.
В Viber те же сведения удобно разбить по дням: «[Дата] — [часы работы]. [Дата] — выходной. Заказы, которые нужны до праздников, принимаем до [дата и время]». В email вынесите главное в тему: «График работы [название] на Новый год — 2027». Первый абзац письма посвятите часам работы, а пояснение о заказах разместите следом. Читателю не нужно искать дату открытия в конце письма.
Не переносите один и тот же длинный текст во все каналы. Если клиенту достаточно узнать, открыта ли точка завтра, ему хватит короткого сообщения. Подробное письмо пригодится тому, кому нужно спланировать получение заказа после выходных. SMS, Viber и email позволяют выбрать формат под каждую из этих задач без лишних повторов.
Кому и когда отправить предупреждение?
Первым делом найдите клиентов, чьи планы уже зависят от праздничного графика: записи на затронутые дни, заказы с выдачей перед закрытием, согласованные визиты. Напишите им лично или отдельной группой. В таком сообщении укажите, что происходит с их записью или заказом, и предложите понятный вариант: подтвердить новое время либо связаться с вами для переноса.
Остальным клиентам отправьте общее расписание после того, как его утвердили. Не оставляйте предупреждение на момент закрытия: человеку нужно время, чтобы выбрать другой день. Если перед выходными вы меняете часы приёма, повторное короткое напоминание уместно для тех, кто собирался прийти в ближайшие дни. Тем, кто уже получил личное уведомление и подтвердил новый план, повторять тот же текст незачем.
Для небольшого бизнеса достаточно простой последовательности. Сначала проверьте список записей и заказов, затем подготовьте сообщения для затронутых клиентов, после этого отправьте общий график остальной аудитории. Отметьте, кому уже написали, чтобы человек не получил одно предупреждение по SMS, Viber и email подряд. Если расписание изменится после отправки, сообщите исправление тем, кого оно касается, и прямо назовите новую дату или часы.
Какие ошибки мешают клиенту понять график?
- Пишут «работаем до праздников», но не называют последний рабочий день и время закрытия. Добавьте обе детали.
- Сообщают часы работы точки, но забывают про выдачу заказов или приём новых записей. Проверьте каждый процесс отдельно.
- Отправляют общий текст клиенту, чей визит уже назначен на выходной. Сначала предложите ему перенос.
- Рассылают расписание, которое ещё обсуждают сотрудники. Утвердите график до отправки, чтобы не исправлять сообщение следом.
- Указывают контакт для вопросов, но никто не отвечает по нему в обозначенные дни. Проверьте, кто и когда будет на связи.
Проверить готовый текст просто: попросите сотрудника, который не составлял расписание, найти в сообщении ближайший рабочий день, часы работы и судьбу заказа на время выходных. Если на любой из этих вопросов приходится отвечать устно, добавьте ответ в текст до рассылки.
Начните сегодня с двухминутной проверки: откройте календарь и выпишите последний рабочий день перед Новым годом — 2027 и первый день после выходных. Затем уточните часы и приём заказов у ответственных сотрудников. Когда график будет утверждён, отправьте личные сообщения клиентам с затронутыми записями, а остальным — короткое и точное расписание.
